Politica de retentie
a datelor personale
1. Operatorul datelor cu caracter personal
Operatorul datelor cu caracter personal obținute de la clienți sau acordate de aceștia, este:
Climasel S.R.L.
Adresa sediului social: Str. Olari, Sector 2, București, România
Ne puteți contacta prin:
E-mail: info@climasel.ro
Prin telefon la numărul: 0744.498.107 (apel cu tarif normal) – contact: Marius Cinieru
Prin poștă: la adresa sediului social menționată mai sus.
În cadrul prezentei Politici, Operatorul datelor cu caracter personal va fi denumit „Climasel” sau „compania”.
2. General
Nevoia de a păstra date cu caracter personal variază în funcție de tipul de date prelucrate. Unele date pot fi șterse imediat, iar altele trebuie stocate până când utilitatea viitoare nu mai este posibilă. Există cazuri în care datele sunt stocate o perioadă limitată, termenele fiind impuse de reglementările legale naționale sau ale Uniunii Europene.
În alte cazuri, termenele de stocare sunt stabilite de organizație, în funcție de activitate, respectând principiile Regulamentului UE 679/2016 (GDPR) și ale Legii 190/2018. Stabilirea acestor termene este importantă pentru aplicarea consistentă a regulilor în întreaga organizație.
3. Politica de stocare
Domeniul de aplicare acoperă toate datele companiei, stocate în sisteme informatice, furnizate în media, sau provenite din colaborări contractuale, indiferent de locația de prelucrare.
Politica de stocare oferă garanția că cerințele GDPR și legile relevante sunt respectate, referindu-se în special la principiul limitării reținerii în timp. Aceasta este o resursă care permite alocarea unor perioade de retenție adecvate în toate departamentele și activitățile companiei.
4. Solicitări cu privire la Politica de stocare
Prezenta Politică se aplică clienților persoane fizice și juridice, precum și reprezentanților partenerilor contractuali ai Climasel.
Stocăm și prelucrăm datele personale doar atunci când acestea sunt furnizate voluntar (prin contact, completare formular, abonare la newsletter, creare cont etc.).
Pentru întrebări legate de perioadele de stocare, vă rugăm să contactați compania la adresa de e-mail sau telefon menționate la art. 1.
5. Motivele care justifică stocarea pe termen lung
Climasel nu adoptă o abordare de „salvează totul”, dar unele date trebuie păstrate pe termen lung pentru a proteja interesele societății, a păstra dovezi, a se conforma reglementărilor și bunelor practici comerciale. Motive includ:
Reclamații privind calitatea serviciilor;
Litigii;
Investigarea accidentelor de muncă;
Anchetarea incidentelor de securitate;
Reglementări legale;
Siguranța proprietății intelectuale.
6. Perioadele de retenție (stocare)
Perioadele de stocare sunt specifice fiecărui tip de date și se aplică atât în format hârtie, cât și electronic. Detaliile sunt prezentate în planul de retenție (art. 7).
Pentru informații despre termenele de stocare ale unor activități neincluse în politică, vă rugăm să trimiteți o solicitare la info@climasel.ro.
7. Planul de retenție
Tabelul cu perioadele recomandate de păstrare a datelor clienților este furnizat pentru fiecare domeniu de activitate relevant. Perioada se aplică tuturor înregistrărilor din categoria respectivă. În cazuri excepționale, se poate discuta o perioadă diferită prin contactarea Climasel.
8. Distrugerea datelor
Distrugerea datelor la expirarea perioadei de retenție este esențială pentru eficiența și rentabilitatea gestionării informațiilor. Dacă un angajat/collaborator consideră că anumite date nu ar trebui distruse, trebuie să contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protecția Datelor sau managementul pentru excepții. Excepțiile se aprobă doar de către conducere.
Este interzisă distrugerea datelor pentru a ascunde încălcări ale legii sau ale politicii.
9. Solicitările de ștergere a datelor
Puteți solicita ștergerea datelor personale trimițând un e-mail la info@climasel.ro, cu următoarele informații:
Datele dumneavoastră de contact pentru răspuns;
Numele;
Activitățile de prelucrare prin care datele au fost colectate (marketing, promoții etc.);
Tipul datelor pe care doriți să le ștergeți;
Numărul total de înregistrări de șters.
Termenul de răspuns este de 15 zile, prelungibil în caz de complexitate până la 30 de zile lucrătoare. Veți fi anunțat în cazul prelungirii.
După soluționare, veți primi un document cu punctul de vedere al companiei, ce include:
Scopul prelucrării;
Datele șterse și activitatea asociată;
Numărul de înregistrări eliminate.
Documentul semnat va fi stocat 3 ani (fizic și scanat), apoi distrus. Dacă transmis electronic, va fi șters de pe servere după 3 ani de la transmitere.
Notă: Prelucrarea continuă poate implica ștergerea unor date chiar după trimiterea solicitării. Răspunsul va reflecta situația din momentul comunicării.
10. Dezvoltare continuă
Perioadele de stocare vor fi revizuite și actualizate periodic de Climasel pentru a reflecta modificări legislative, orientările Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau schimbări organizaționale.
11. Actualizări
Această Politică de stocare este supusă revizuirii și poate fi modificată pentru a respecta legislația și practicile actuale. Versiunile actualizate vor fi publicate pe site-ul companiei.
